Az általános elvárásokon kívül fontos, hogy a kiszemelt program minél jobban idomuljon az elvárásokhoz, legyen meg az egyedi fejlesztés lehetősége, illetve a terméktámogatás és a háttérszolgáltatások a lehető legmagasabb színvonalon szolgálják ki a felhasználók igényeit. Ahhoz, hogy a felhasználó a számára legmegfelelőbb ügyviteli rendszert és a hozzá tartozó szolgáltatást kapja, maximális együttműködésre van szükség. Ahogy egy szabónak ismernie kell ügyfele paramétereit egy jó öltöny megvarrásához, nekünk éppen úgy ismernünk kell a lekezelni kívánt ügyviteli folyamatok minden részletét a tökéletes ügyviteli rendszer elkészítéséhez. Ügyviteli rendszereinken a modulok ki-be kapcsolásán kívül azok működése is beállítható. Lehetőség van új készletek, árak  és bizonylatműveletek deklarálására, melyek szinkronizálásával és finomhangolásával az általunk készített programok logikai működése szinte teljes mértékben testre szabható.

Ügyviteli rendszereinket úgy alakítottuk ki, hogy azok minimális beavatkozással, gyorsan bővíthetők vagy módosíthatók legyenek. Ennek fényében a rendszer testreszabását három szinten végezzük el.

1. Szükséges funkciócsomagok, modulok aktiválása,
2. Felesleges rendszerelemek eltávolítása ill. újak deklarálása
3. Finomhangolás (paraméterek beállítása, nyomtatási kép-szerkesztés

Az egyedi ügyviteli rendszer tervezése során éppúgy, mint egy ház építésénél fontos, hogy megrendelő és tervező együtt dolgozzanak, hiszen a tervező az elvárások teljes ismeretében tud a megrendelő számára tökéletes rendszert kialakítani. A megrendelőnek tehát fel kell készülnie a tervezésre azzal, hogy gondolatban vagy vázlatosan, vagy akár részletesen felméri a kívánt rendszerrel szemben támasztott igényeit. Az általánostól eltérő (egyedi) igényekről célszerű részletes leírást készíteni.

• APEH-megfelelés,
• Fordított ÁFA-kezelés,
• Bruttó végösszeg kerekítése 5-re,
• Stornó, helyesbítő, visszárus és jóváíró számla készítése,
• Pénztárbizonylat nyomtatása,
• Bizonylatok újranyomtatási, félretételi lehetősége,
• Bizonylatok, kimutatások nyomtatása pdf-formátumba,
• Adatexport több formátumba (excel, csv, txt, stb.),
• Kintlévőségek nyilvántartása, kezelése (felszólítólevelek, késedelmi kamat),
• Precíz készletkezelés,
• Több nyelvű kezelőfelület,
• Többszintű jogosultságkezelés,
• Tetszőlegesen alakítható bizonylatnyomtatási képek,
• Adatok átvételének lehetősége a régi ügyviteli rendszerből,
• Több pénztár és bankszámla kezelése,
• Több FIFO kartonos készlet és forgalmi gyűjtő kezelése,
• Több készlet és nyilvántartási ár kezelése,
• Vevői és szállítói megrendelések kezelése automatikus szétosztással,
• Bizomány lekezelése,
• Gyártás kezelése receptúra alapján,
• Többszintű partnerkedvezmény, ill. egyedi ár megadásának lehetősége,
• Partnerközpont használata (MULTIKNÁL nagyon hasznos lehet),
• Kiegyenlítetlen bizonylatoknál szankcionálási lehetőség,
• Több szintű árucsoport használat,
• Cikkekhez kép hozzárendelésének lehetősége,
• Helyettesítő cikk használata,
• Termékdíj számítási, megjelenítési lehetőség,
• Webáruház kapcsolat,
• Akcós ár használata,
• Vonalkódolvasó, gyűjtő használata,
• Vonalkód generálás, nyomtatás,
• Cikkek egyedi azonosítása,
• Munkaszámok nyilvántartása,
• Ügynöki jutalék számítás,
• Csoportos (tömeges) bizonylatkészítés,
• stb.

Egy ügyviteli rendszer használhatóságát nagymértékben meghatározza a könnyű kezelhetőség, amely azomban nem mehet az adatbiztonság és a rendszer tudásának rovására. Az, hogy egy program mennyire könnyen kezelhető, elég szubjektív dolog, mivel ami az egyik kezelőnek könnyű az a másiknak nem. Az általunk kínált ügyviteli rendszerekben a könnyű kezelhetőséget az egységes táblázatos adatbevitel, az egységes bizonylatkitöltő mechanizmus és az összetett ügyviteli folyamatok modullal való összefogása biztosítja. A táblázatok kezelése (adatbevitel, új sor létrehozása ill. törlése, adatkeresés) az alap windows-billentyűkkel (nyilak, insert, delete, enter) nem igényel magas szintű számítástechnikai ismereteket. A bizonylatkitöltési ablakot, a bizonylatolási alapelvet követve, miszerint minden bizonylatnak van fejléce, tételei és lábléce vagy egyéb adatai, egységes uniformisba öltöztettük. Azt, hogy milyen bizonylatot készítünk, annak neve, a bekért adatok és a rá ható paraméterek határozzák meg. Pl.: A kimenő számla készítése abban különbözik a bejövő számla rögzítésétől, hogy a bejövőn meg kell adni a bizonylatszámot, a kinenőn meg tilos módosítani azt. A pénztárgépes nyugta rögzítése például abban tér el mindkettőtől, hogy nem kötelező megadnunk partnert, dátumokat, rárakódó költségeket, stb. Így a legegyszerűbb és a legösszetettebb bizonylatkészítés is megvalósítható.  Bizonyos, egy ügyviteli munkafázisba tartozó bizonylatműveletek készítését a gyorsabb és pontosabb adminisztráció érdekében modulok fogják össze, melyek hatalmas mértékben megkönnyítik az adott területre háruló feladatok elvégzését.

Az Adminsoft Raktárkezelő és számlázó rendszer alkalmas a hálózatos működtetésre. 1-3 felhasználószám esetén nincs szükség “igazi” szerverre, ám ennél töb felhasználónál már szervernek épített és szerver operációs rendszert használó gépre van szükség az adatbázis megosztásához. A rendszer a Firebird 1.5 (1.5.0 – 1.5.6) verziójú sql adabáziskezelőt használja, mely egy ingyenesen letölthető, LINUX és WINDOWS operációs rendszereken egyaránt futó, minden tekintetben kis igényű ám rendkívül praktikus adabáziskezelő szoftver. A program kliens -szerver alapú, tehát minden telepített kliens program célszerűen ugyanahhoz az adatbázishoz csatlakozik. Persze ez nem törvényszerű, mivel minden kliensgép firebird adatbáziskezelőjét szerverként is telepíthetjük, így a lokális adatbázisok kezelése is megoldható. A kurrens licenszelési technológiának köszönhetően a program akárhány gépre fel lehet telepítve, viszont a rendszer egy időben csak a megvásárolt licensszámú kezelőt engedi be a rendszerbe.

“Modularitásnak nevezzük, mikor egy rendszer elemei elhatárolódnak, és egy jól definiált kapcsolódófelületen (interface-en) át kommunikálnak egymással. Így lehetővé válik, hogy egyes elemeket kicseréljünk, vagy más módon hassunk a működésére, és ez mégsem veszélyezteti az egész rendszer stabilitását.”

Hogy is néz ki mindez a mi rendszereinkben? Vegyük például a megrendelést, melynek részműveleteit más és más helyen alkalmazzuk. Felvesszük a vevő megrendelését, majd egy másik helyen a raktárkészletünkről hiányzó mennyiséget továbbrendeljük a beszállítóinktól. Minden egyes cikknél kiszámítjuk, hogy mennyit is kell rendelnünk ahhoz, hogy a vevők megkaphassák mindazt amit kértek. Amikor az áru megjött és bevételeztük, nekiláthatunk a vevők számára rendelt áruk kiválogatásának és lefoglalásának minden egyes megrendelő számára. Ez egy hosszú és bonyolult folyamat, főleg ha a készleteink nem elegendőek a megrendelések teljesítésére. Több megrendelő esetén a folyamatok sokkal nehezebben átláthatóak, így nő az emberi tévesztés lehetősége. Egy modul, mely az adott felhasználási terület folyamatait összefogó és segítő vezérlőegység, képes hatalmas mértékben megkönnyíteni és segíteni a területre háruló feladatok elvégzését.

Az Adminsoft Raktárkezelő és Számlázó rendszer által használt táblázatok tartalma több ismert formátumba (Excel, csv, html, txt, stb.) kiexportálható. Ezek közül is az Excel (xls) a legnépszerűbb formátum. Méltán népszerű, hiszen hatalmas tudásával kiegészíti a raktárkezelő és Számlázó rendszer kimutatás-palettáját, ill. teret enged az ügyviteli rendszerben tárolt adatok egyéb irányú felhasználásának.

Az Adminsoft Raktárkezelő és Számlázó rendszer megfelel a mindenkori érvényes jogszabályokban előírt kötelezettségeknek, melyről nyilatkozatot állít ki a számlaírási funkcióval rendelkező programok mellé kérésre postára ad, vagy scannelve emailen elküld.